取引先から「マイナンバーの提出をお願いします」と言われて、「これって本当に出さないとダメ？」「ちょっと不安…」と感じたことはありませんか？
フリーランスとして仕事をしていると、突然マイナンバーの提出を求められて戸惑うケースは少なくありません。
私自身も、取引先から突然マイナンバー提出を求められて戸惑ったことがあります。正直なところ、必要かどうか分からないまま提出するのは不安ですよね。
結論からいうと、原則として、支払調書（法定調書）の対象でない場合は提出不要です。
この記事では、
- 提出が必要になる条件
- 不要なケースの見分け方
- トラブルになりにくい対応方法や断り方
を、実務目線でわかりやすく解説します。
目次
フリーランスのマイナンバー提出は義務？任意？
まず前提として、
ただし、
という関係になっています。
なぜマイナンバーの提出を求められるのか
理由はシンプルで、支払調書（法定調書）にマイナンバーの記載が必要になるためです。
企業は、特定の報酬を支払った場合に、税務署へ「誰にいくら支払ったか」を報告する義務があります。
このとき提出する書類が「支払調書」で、そこにマイナンバーを記載する必要があります。
マイナンバーは「いつでも取得していい」わけではない
ここが一番重要なポイントです。国のルールでは、
とされています。逆にいうと、法定調書を提出しないと分かっている場合は、マイナンバーを取得してはいけません。
提出が必要なケース／不要なケース
すべての取引でマイナンバーが必要になるわけではありません。
提出が必要になるケース（一般的）
- 原稿料
- デザイン料（※扱いにより異なる）
- 講演料
- 士業への報酬
これらは、源泉徴収（支払調書）の対象になりやすいため、マイナンバー提出が求められるのが一般的です。
提出が不要なケース（代表例）
- 支払調書を作成しない取引
- 法人相手の取引
- 物品購入に近い業務
- 源泉徴収の対象外の業務委託
この場合、そもそもマイナンバーを提出する必要はありません。
実務の落とし穴：とりあえず全員に聞いているケースもある
実際の現場では、
- 必要かどうか関係なく一律で回収している
- 担当者がよく分かっていない
- 社内ルールで全員提出になっている
といったケースも少なくありません。
そのため、
のが実情です。
フリーランスはどう対応する？
本来はマイナンバーを取得する際には、利用目的を明示し、適切な管理体制について説明することが求められています。
もし、利用目的の明治も管理体制の説明もないままマイナンバーの提出を求められた場合は、少し慎重になっていいでしょう。
必要性を確認する
「マイナンバーの提出についてですが、どのような用途で必要になりますでしょうか？」
あるいは、
「マイナンバーの提出についてですが、支払調書作成のためという認識でよろしいでしょうか？」
などと一度確認することで、不要な提出を避けられるケースもあります。
条件付きで対応する
「支払調書が発行される場合には提出いたします。あわせて、利用目的や管理方法についてもご教示いただけますでしょうか。」
マイナンバーは利用目的が限定された重要な個人情報のため、提出する場合でも「どのように管理されるのか」を確認しておくと安心です。
私の体験談
実際に私がマイナンバーを提出したクライアントでは、事前にメールで「利用目的」や「管理方法」について説明があり、その後、郵送で個人番号届出書が届きました。
個人番号届出書にマイナンバーや住所・氏名などを記載して返送または持参する形式で、提出方法や管理についても丁寧に案内されていたため、安心して対応することができました。
このように、適切に運用している企業であれば、提出前に必要な情報が共有されるケースが多いので、不安な場合は一度確認してみるとよいでしょう。
正直なところ、こうした説明がないまま提出を求められると不安に感じますよね。
提出する場合の手順と注意点
企業が収集したマイナンバーを保管する場合、
の、どちらかのパターンが想定されます。
紙の書類で提出する場合の一例
私が実際に提出した経験のある「個人番号届出書」を一例とします。
まず、郵送や手渡しで個人番号届出書を受け取ります。利用目的の特定・明示文書をよく読み納得したら、マイナンバーや住所・氏名等の必要事項を記入して、郵送や対面で提出します。
画像の個人番号届出書はコピーで実際はもう少ししっかりした紙でした
Case①：郵送で提出する場合
- 記入した個人番号届出書
- 番号確認書類のコピー
- 本人確認書類のコピー
上記3点を同封して郵送します。追跡可能な郵送方法が望ましいです。
Case②：対面で手渡しする場合
- 記入した個人番号届出書
- 番号確認書類の原本
- 本人確認書類の原本
上記3点を持参して、その場で先方の担当者が、届出書に記載された内容とマイナンバーカードや本人確認書類の原本を照合します。
専用システムを利用して提出する場合の一例
ここでは「freeeマイナンバー管理」を一例として、提出する本人が専用のシステムにマイナンバーを登録する場合を想定しています。
Step①：freeeマイナンバー管理にログインする
- クライアントから、マイナンバー登録のリクエストメールが届く
- メール内のリンクから「freeeマイナンバー管理」にログインする
- freeeを利用していない場合は、freeeアカウントを作成する
Step②：マイナンバーを入力して閲覧を許可する
- マイナンバーの登録画面を開き、マイナンバーを入力する
- 番号確認書類と身元確認書類をアップロードする
- マイナンバーの閲覧を許可する事業所にチェックを入れる
詳しい手順や操作方法は、「freeeマイナンバー管理」のサイトをご覧ください。
マイナンバーをメールで送るのは危険？
メールでのマイナンバー送付は、セキュリティが不十分であったり、誤送信など、情報漏洩のリスクが高いため推奨されません。
メールしか送る手段がない場合は、パスワード付ファイルにして誤送信がないよう十分注意しましょう。同じメール内でパスワードを送るのは避け、できればパスワードはメール以外の方法（電話やショートメールなど）で伝えるようにします。
可能であれば、メール添付よりも専用フォームや専用システムの利用が推奨されます。
どうしても不安な場合の断り方
完全に断ることも可能ですが、関係性に配慮した言い方が重要です。
やんわり断る例
「恐れ入りますが、マイナンバーの提供は控えさせていただいております。」
セキュリティ理由で保留
「セキュリティ面の観点から、提出方法や管理体制を確認させていただいてもよろしいでしょうか？」
やっぱり気になるポイント
提出しないとどうなる？
マイナンバーの提出は義務ではありませんし、提出しなくても法律上の罰則はありません。
しかし、取引先には支払い調書（法定調書）にマイナンバーを記載する義務があります。そのことを説明しマイナンバーの提供を求めなければなりません。それでも提供を拒否された場合は、その経緯を記録・保存し、単なる義務違反ではない証拠を残しておく必要があるため、取引先に面倒な一手間をかけさせてしまう可能性があります。
断ったら仕事がなくなる？
ケースによります。大企業やコンプラ厳しい会社ほど提出前提のことが多いです。
フリーランスの場合、マイナンバーの提出を拒んでも良好な取引が続けられるかが重要なので、取引先との関係を踏まえて判断することになるでしょう。
